Tu es à la tête d’une petite équipe et tu te demandes comment mesurer la productivité de tes humains?
Le pourcentage d’heures facturables, ça sert exactement à ça. Dans cet article, je t’explique qu’est-ce que c’est exactement, et comment identifier le pourcentage réaliste pour ta PME de services.
C’est quoi exactement le pourcentage d’heures facturables?
Le pourcentage d’heures facturables fait référence à la proportion des heures d’un employé, qui sont facturées aux clients, par rapport au nombre total d’heures disponibles sur une période donnée, tel qu’un mois ou une année.
Un taux élevé de pourcentage d’heures facturables indique que l’employé (ou l’équipe) est efficace et utilise bien son temps de travail pour générer des revenus pour ton entreprise.
Question de mettre clairement des maths dans cet article, voici l’équation pour calculer le pourcentage d’heures facturables par semaine, dans le contexte où un employé serait embauché pour un total de 35h.
heures facturables travaillées / 35
Le pourcentage d’heures facturables du dirigeant
Si tu es à la tête d’une petite équipe, je prends pour acquis que tu participes aussi aux activités facturables.
Dans le livre Le temps des services, l’auteur donne comme exemple que les associés d’un cabinet de consultation travaillent généralement 50% de leur temps sur des tâches facturables. Le reste est utilisé pour la planification stratégique, un peu d’administration et les activités en lien avec les ventes et le marketing.
Le pourcentage d’heures facturables des humains «à la production»
Généralement, c’est un pourcentage entre 70% et 80% d’heures facturables qui est attendu des employés dont la responsabilité principale est de réaliser les prestations de services.
Certaines sources vont faire état d’un pourcentage allant jusqu’à 90% mais c’est rarement réaliste. Je t’explique pourquoi sous le titre «Attention aux heures supplémentaires!», plus bas dans cet article.
Comment choisir le pourcentage souhaité?
Une fausse bonne idée c’est de se dire: ah je crois que 80% c’est réaliste, et c’est aussi ce qui va apporter le plus de revenus donc on va prendre ça!
Dans la réalité, c’est essentiel de valider la charge de travail interne et de se permettre un certain «buffer». Si par exemple, tu offres beaucoup de formation à tes employés, tu as souvent des rencontres d’équipes ou du team building, certains employés rédigent des articles de blog ou alimentent les réseaux sociaux, ça doit être pris en compte dans la répartition du travail.
Dans un monde idéal, je te dirais de recenser ces responsabilités parallèles, estimer quelle place elles doivent prendre dans l’horaire de chaque humain et déduire combien de temps il reste vraiment pour effectuer des heures facturables.
Si tu veux juste un point de départ, tu peux prendre 75% comme valeur.
Tu pourras toujours rajuster plus tard.
Ton entreprise de services vend aussi des produits numériques ou physiques?
On associe le concept d’heures facturables au fait de réaliser des tâches directement en lien avec la livraison de service à un client.
Par contre, si dans ton entreprise de services, vous offrez aussi des produits numériques ou des services très standardisés qui ne sont pas chargés à l’heure, ça peut devenir difficile à comptabiliser.
Personnellement, je considère que toute tâche qui est liée à la création ou à la livraison d’un produit/service fait partie des heures facturables, même si l’heure elle-même n’est pas refilée aux clients. Ça peut donc inclure la création de ebooks, de templates, d’une formation ou de tout autre élément qui sera par la suite vendu ou inclus dans un service.
Le pourcentage d’heures facturables de l’équipe au complet
Pour faire rouler une entreprise, ça prend des gens qui font le facturable, ça prend des gens qui font les tâches administratives, ça en prend d’autres qui font des ventes et marketing et évidemment, ça prend de la gestion/de la stratégie. C’est normal que le taux d’heures facturables de l’équipe au complet soit plus bas que le 70%-80% visé par les employés affectés à la réalisation des mandats.
En fonction de la structure des entreprises, ça va varier autour de 60% à 65%.
Voici un petit calculateur pour t’aider à identifier le pourcentage d’heures facturables de ton équipe complète (les cases bleues sont à ajuster en fonction de la composition de ton équipe) :
Je t’invite à t’en faire une copie si tu le désires ✌️
Attention aux heures supplémentaires!
Le gros défaut du calcul classique du pourcentage d’heures facturables, c’est qu’il est calculé à partir de la quantité d’heures par semaine prévues à l’horaire des humains.
C’est traitre, parce que ça efface les heures supplémentaires.
Si tu vois qu’un de tes employés est ultra productif, qu’il arrive à avoir un pourcentage d’heures facturables de 95%, mais que la personne travaille 47h par semaine au lieu du 35 pour lequel il est salarié, tu devrais voir ça comme un fail.
En pratique, la personne fait 35*95% = 33.25 heures de travail facturables, et 13.75 heures de travail non facturable. Elle doit travailler 12h en overtime pour y arriver.
À titre d’exemple, si on s’attendait de cette personne qu’elle travaille 75% de son temps sur des projets client, voici comment son horaire serait réparti:
- 35*75% = 26.25 heures passées sur des tâches facturables (mandats client)
- 35*25% = 8.75 heures passées sur des tâches non facturables comme les rencontres d’équipe, les activités de team building, la formation, la planification ou la réalisation de projets internes, de tâches administratives ou de tâches liées aux ventes et au marketing.
Cette démonstration nous permet de voir clairement que la personne est en surcharge de travail, autant au niveau de ses tâches facturables que ses tâches non facturables.
Tu veux continuer d’analyser tes chiffres?
C’est beau d’avoir calculé ton pourcentage d’heures facturables en théorie, mais dans la pratique, ça ne garantit pas qu’il soit respecté, que ça mène à la rentabilité de ton entreprise, ou que tes humains ne soient pas épuisés.
Pour investiguer davantage la rentabilité de ta PME de services, j’ai créé un outil pour te permettre de calculer la rentabilité de ton entreprise par rapport à la charge de travail de ton équipe.
Inscris tes coordonnées pour y accéder!
